○日の出町文書管理規程
令和７年３月31日
訓令第６号
日の出町文書管理規程（平成13年日の出町訓令第３号）の全部を改正する。
目次
第１章　総則（第１条―第12条）
第２章　文書等の収受及び配付（第13条―第22条）
第３章　文書等の作成及び処理（第23条―第41条）
第４章　文書等の整理及び保存（第42条―第58条）
第５章　文書等の廃棄等（第59条・第60条）
第６章　秘密文書の処理（第61条）
第７章　補則（第62条）
附則
第１章　総則
（目的）
第１条　この規程は、文書の収受、配付、発送、保存、廃棄等の事務処理について基本事項を定めることにより、日の出町（以下「町」という。）における文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。
（用語の定義）
第２条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
(2)　公文書　文書のうち、職員が組織的に用いるものとして、町が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア　官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ　歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(3)　電子文書　職員が職務上作成し、又は取得した電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、一定の事項が記録されたものをいう。
(4)　文書等　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録をいう。
(5)　電子署名　電子文書について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ　当該情報について改変が行われていないかどうか確認することができるものであること。
(6)　簿冊　文書管理システム内の簿冊及び紙簿冊（フォルダーに文書等が収納された状態をいう。）をいう。
(7)　文書管理システム　文書管理を総合的に行う電子情報処理組織をいう。
(8)　主管課　日の出町組織条例（昭和53年日の出町条例第17号）に定める課及びセンター並びに日の出町会計管理者の補助組織設置規則（平成19年日の出町規則第19号）に定める課をいう。
(9)　主管課長　主管課の長をいう。
(10)　起案　主管の系列に属する者がその職位との関連において、事案の決定のための案を記載した文書又は電子文書を作成することをいう。
(11)　合議　主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれの職務との関連において、事案の決定の内容等について意見の調整を図ることをいう。
(12)　供覧　組織内において意思決定を伴わない文書等を閲覧に供することをいう。
(13)　耐火書庫　文書担当課長が管理し、ファイリングキャビネット又はファイルボックス（以下「キャビネット等」という。）により管理している保存文書を文書担当課に引継ぎ作業を行った文書等を収納する書庫をいう。
(14)　保存文書　文書庫又は文書管理システムに保存されている完結した文書等について分類を行い、簿冊に整理し、主管課事務室内のキャビネット等又は文書管理システム内の簿冊に保存されている当年度文書等をいう。
（事案の決定の方式）
第３条　事案の決定は、第27条第１項の電子起案方式による起案文書に当該事案の決定権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式（以下「電子決定方式」という。）により行うものとする。
２　前項の規定にかかわらず、文書管理システムの運用上の都合により電子決定方式によることができないとき又は文書担当課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、当該事案に係る文書に当該事案の決定権者が押印し、又は署名する方式により事案の決定を行うことができる。
３　庁内的に行う簡易又は定型的な事務処理について、当該事案の決定権者の決定を経ていることが文書等により表明された場合は、第１項の決定が行われたものとみなす。
（文書等の取扱いの原則）
第４条　文書等は、正確かつ迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に処理されるようにしなければならない。
２　文書等及び電子文書は、文書管理システムにより取り扱うことを原則とする。
３　文書等は、常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。
（文書管理システムによる文書等の管理）
第５条　文書等の管理は、文書管理システムにより行うものとする。
２　主管課長は、文書等のうち保存期間が１年以上であるものについては、その件名、第12条第１項の文書記号及び文書番号、保存期間その他の文書担当課長が定める文書等の管理上必要な事項（以下「文書管理事項」という。）を文書管理システムに記録するものとする。
（文書管理簿）
第６条　前条第１項の規定にかかわらず、同種の文書等を定例的に処理する場合においては、主管課長は、文書管理システムによる管理に代えて当該文書等を管理するための文書管理簿を作成し、使用することにより当該文書等の管理を行うことができる。
２　主管課長は、前項の規定により文書管理簿を作成した場合においては、文書等の保存期間の間、これを課に備え置いておかなければならない。
３　主管課長は、文書管理簿を使用する場合において、記載すべき事項をパーソナルコンピュータに入力し、記録する方式により当該文書管理簿を作成することができる。
（文書担当課長の職務）
第７条　文書担当課長は、総務課長をもって充て、文書事務の一般を統括するとともに、文書担当課に到着した文書等の受領、配付及び発送並びに文書管理システム及び文書庫の管理を行うほか、文書等の廃棄に関する事務を処理するものとする。
２　文書担当課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づき、主管課長に対し必要な処置を求めることができる。
（主管課長の職務）
第８条　主管課長は、常に当該主管課において文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう管理監督しなければならない。
（文書取扱主任）
第９条　主管課長は、文書事務を円滑かつ適正に行わせるため、主管課に文書取扱主任を置く。
２　前項の規定にかかわらず、特別の理由があるときは、主管課長は、文書担当課長と協議の上、主管課に文書取扱主任を置かず、他の主管課の文書取扱主任をもって当該主管課の文書取扱主任に充てることができる。
３　文書取扱主任は、主管課長が課の係長又は主任のうちから１人選任する。
４　主管課長は、文書取扱主任を指定したときは、速やかに文書担当課長に報告しなければならない。
（文書取扱主任の職務）
第10条　文書取扱主任は、主管課長の命を受けて、当該主管課における次に掲げる事務を管理する。
(1)　配付を受けた文書等の収受に関すること。
(2)　文書等の返還に関すること。
(3)　文書事務の処理促進、指導及び改善に関すること。
(4)　文書管理システムに関すること。
(5)　その他文書事務の処理に関し必要なこと。
（帳票等）
第11条　起案に使用する帳票は、次のとおりとする。
(1)　起案書（様式第１号）　起案事項及び事案の処理をする場合に使用するもの
(2)　文書処理カード（様式第２号）　主管課の事務処理の簡易的な文書等で、起案書によらないものの処理をする場合に使用するもの
（文書記号及び文書番号）
第12条　施行する文書等には、原則として、施行年度、日の出町の「日」及び課名の第１文字目の記号（以下「文書記号」という。）に、主管課ごとの番号（以下「文書番号」という。）を付さなければならない。
２　前項の場合において、文書担当課長は、主管課に同じ文書記号が発生しないよう調整しなければならない。
３　文書番号は、それぞれ毎年４月１日以降第１号から一連番号による番号を付し始め、翌年３月31日に止めるものとする。
４　前３項の規定は、文書管理簿に文書管理事項を記録する文書等について準用する。
５　条例、規則並びに訓令及び告示、公告等の文書については、文書担当課長は、毎年暦年ごとに一連番号を付し、それぞれ番号簿を作成して統括管理するものとする。
第２章　文書等の収受及び配付
（町に到達した文書等の取扱い）
第13条　町に到達した文書等（主管課が直接受領した文書等を除く。以下「到達文書」という。）は、文書担当課長が受領し、次により処理しなければならない。
(1)　封筒の表示等により主管課が明らかな文書等は、開封しないで、文書等受付印を押し、各主管課の交換箱に入れる。
(2)　封筒の表示等により主管課が明らかでない到達文書は、開封の上主管課を確認し、各主管課の交換箱に入れる。
(3)　前２号の到達文書のうち、書留及び簡易書留のものについては文書等受付印を押し、書留等収受簿に必要事項を記入し、文書取扱主任に配付して受領印を受ける。
(4)　開封した到達文書のうち、収受の日時が権利の得失に関わるものについては、文書等受付印を押し、及び到達日時を記入して主管課の文書取扱主任に配付する。
(5)　２課以上に関係ある到達文書は、最も関係のある課に配付する。
２　勤務時間以外の時間（土曜日、日曜日及び祝日を含む。）に到着した文書は、宿直が受け取り、次の勤務日に文書担当課長に届けるものとする。
（文書等の配付）
第14条　収受した文書等は、文書担当課から主管課の文書取扱主任に配付する。
（起案書の表示）
第15条　起案をする者（以下「起案者」という。）は、文書分類保存年限基準表に基づき、分類番号及び保存年限を起案書の所定欄に記入しなければならない。
２　起案者は、主管課長及び係長の指示に従い、決裁区分及び関係課の長の合議を必要とする場合はその合議先を起案書の所定欄に記入しなければならない。
３　決裁区分の表示は、次の各号のいずれかによる。
(1)　町長の決裁を受けるもの　A
(2)　副町長の決裁を受けるもの　B
(3)　主管課長の決裁を受けるもの　C
（文書等の審査）
第16条　係長は、主管係において作成した起案文書について次に掲げる事項について審査を行わなければならない。
(1)　起案文書には、事案の内容を平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。
(2)　起案文書における事案の説明は、伺いの主旨、伺いの理由、時期、場所、実施方法、予算根拠、法令根拠その他必要な事項を平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。
(3)　起案は、原則１件ごとに行うものとする。
(4)　起案文書には、必要に応じて、発信する文書等の控え並びに起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料を添えるものとする。
（文書等の施行者名）
第17条　文書等の施行者名は、町長名を用いるものとする。ただし、事案の性質により副町長名、町役場名等を用いることができる。
２　前項の規定にかかわらず、軽易な文書については、課長名又は課名を用いることができる。
（文書等の施行日）
第18条　文書等の施行日は、文書担当課長が定める。ただし、施行日を特に指定する必要がある場合には、主管課長が定めることができる。
（電磁的記録の受信等）
第19条　電磁的記録の受信は、通信回線を利用して行うものとする。
２　前項の規定にかかわらず、主管課長は、特別の事情があると認めるときは、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。
３　通信回線による電磁的記録の着信の確認は、定時に行うものとする。
（電子文書の取扱い）
第20条　主管課長は、通信回線を利用してその課に到達し、又は前条第２項の規定により受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものを文書管理システムに記録するものとする。
（ファクシミリの利用による収受）
第21条　ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第13条の規定により、収受の処理を行うものとする。
２　ファクシミリへの着信の確認は、定時に行うものとする。
（執務時間外に到達した文書の取扱い）
第22条　執務時間外に町役場に到達した文書は、執務時間外及び休日に当直に当たるべき者（以下「当直員」という。）がこれを受領する。
２　当直員は、その勤務中に受領した文書を当直日誌に記載し、当直時限後に文書担当課又は次番者に引き継がなければならない。
３　前項の場合において、受領した文書が緊急を要するものと認められるときは、速やかに名宛人又は当該文書に関する事項の主管課長に連絡し、必要に応じ当該文書をこれらの者に引き渡す等の措置をとらなければならない。
第３章　文書等の作成及び処理
（文書等の作成）
第23条　文書等は、次に掲げる事項その他の事項について、文書を作成しなければならない。
(1)　条例、規則及び訓令の制定又は改廃及びその経緯
(2)　町政若しくは事業に関する計画若しくは方針の策定又は改廃及びその執行の経緯
(3)　複数の行政機関による申合せ及びその経緯
(4)　個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
(5)　職員の人事に関する事項
（処理方針）
第24条　文書等は、主管課長が中心となり、課の事務担当者において速やかに処理しなければならない。この場合において、主管課長以外の者の決裁を要する重要な事案に係る文書等の処理については、当該事案の決定権者の指示を受けるものとする。
２　施行期日の予定された事案については、余裕をもって起案し、必要な審査合議、協議その他事案の決定に対する関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。
（事案の処理及び起案書）
第25条　事案の処理は、電子文書によることを原則とする。
２　決裁を受ける文書等は、全て文書管理システム又は起案書若しくは文書処理カードを用いなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは、これによらないことができる。
(1)　定例のもので一定の帳票により処理できるもの
(2)　軽易なもので、簡易な処理ができるもの
(3)　別に定めのあるもの
（緊急処理文書の取扱い）
第26条　緊急に処理する必要があり、かつ、通常の手続を経る時間的余裕のない事案は、直ちに口頭により決裁を受けて処理することができる。この場合において、当該決定後にこの規程に規定する手続を行わなければならない。
（起案の方法）
第27条　起案（第25条第２項ただし書の場合を除く。）は、起案者が、文書管理システムに件名、決裁区分、取扱区分、事案の内容その他必要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録することにより行うものとする。
２　前項の規定にかかわらず、文書管理システムの運用上の都合により電子起案方式によることができないとき又は文書担当課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、書面による起案書に事案の内容その他所要事項を記載し、押印することにより起案を行うことができる。
（起案文書の作成）
第28条　起案文書には、事案の内容を平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。
２　起案文書における事案の説明については、伺いの主旨、伺いの理由、時期、場所、実施方法、予算根拠、法令根拠その他必要な事項を平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。
３　起案は、通常１件ごとに行うものとする。
４　起案文書には、必要に応じて、発信する文書等の控え並びに起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料を添えるものとする。
５　文書管理システムによる起案文書には、「共有区分」等の事項を記録するものとする。
６　前条の規定にかかわらず、定例的に取り扱う事案に係る起案については、一定の帳票を用いて行うことができる。
（決裁区分等）
第29条　決裁区分、専決その他決裁に関する事項は、日の出町事務決裁規程（昭和49年日の出町訓令第５号）その他決裁に関する規程の定めるところによる。
（決裁等の方式）
第30条　承認、決裁、合議及び供覧は、文書管理システムを通して行う電磁的記録による方式（以下「電子決裁方式」という。）により行うものとする。ただし、主管課長が必要があると認める場合には、文書管理システムに記録した事項を出力した起案文書又は文書処理カードに押印をする方式（以下「書面決裁方式」という。）によるものとする。
２　事案の決定に当たり、中途決裁者の承認、審査又は合議を必要とする場合は、当該事案の決定関与をする者（以下「決定関与者」という。）に当該事案に係る起案文書を電子決裁方式又は書面方式により回議するものとする。
３　起案文書は、必要な決定関与その他の事案決定に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回議するものとする。
（合議の順序等）
第31条　事案の決定に当たり、合議を必要とする場合は、あらかじめ関係課と十分協議の上起案し、最終決定権者又は専決権者の決定の直前に必要な合議を受けなければならない。ただし、町長決裁及び副町長専決の場合は、主管課長の意思の決定を受けてから必要な合議を行うものとする。
２　合議は、事案の決定に当たって必要最小限のものにとどめ、迅速な意思決定を妨げることのないようにしなければならない。
（起案文書の回議に係る事案の検討）
第32条　起案文書の回議を受けた決定関与者は、直ちに当該事案を検討し、決定案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡するものとする。
（決定後の処理）
第33条　起案文書（文書管理簿によるものを除く。）の事務担当者は、当該事案が決定したときは、文書管理システムに決裁の完了に係る事項を記録するものとする。
（廃案の通知等）
第34条　回議中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更があったときは、起案者は、その旨を既に決定関与を終了した決定関与者に連絡するものとする。この場合において、内容の変更があったときは、当該起案文書を再度回議するものとする。
２　起案者は、回議中の起案文書を廃したときは、その旨を文書管理システム又は文書管理簿に記録しておくものとする。
（供覧）
第35条　供覧文書は、当該供覧文書（電子文書を除く。）に文書処理カードを貼付し、回覧する方式又は文書管理システムを通して行う方式により回議するものとする。
２　供覧文書の事務担当者は、供覧文書を回議する場合には、文書管理システム又は文書管理簿に文書管理事項を記録するものとする。
（浄書及び照合）
第36条　電子決裁方式又は書面決裁方式により決定された事案を施行する場合においては、当該施行に用いようとする文書等（以下この条及び第39条において「施行文書」という。）を浄書（通信回線により送信する原稿（以下「送信原稿」という。）の作成を含む。）し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合（送信原稿と起案文書との確認を含む。）するものとする。
２　前項の規定による浄書及び照合は、起案者又はその事案の事務担当者自らが行うものとする。
（発信者名）
第37条　決定された事案を施行する場合において、発信する公文書の発信者は、町長の職氏名を用いなければならない。ただし、事案の性質により町長の職名、町名、町役場名又は副町長若しくは会計管理者の職名若しくは職氏名を用いることができる。
２　前項の規定にかかわらず、庁外文書及び庁内文書で特に軽易な文書については、課長の職名又は職氏名を用いることができる。ただし、庁内文書にあっては、職名を用いるものとする。
３　前項に規定する庁内文書には、「事務連絡」と原則表示するものとする。
（事務担当者の表示）
第38条　前条の規定により発信する文書等には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書等の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、連絡先等を記載するものとする。
（公印及び電子署名）
第39条　施行文書のうち第37条第１項に規定する発信者名を用いる公文書には、公印を押印し、又は電子署名を付さなければならない。ただし、公印を押す必要がないと主管課長が認めたものについては、起案文書及び発送する公文書に「公印省略」の記載をし、これを省略することができる。
２　前項に規定するもののほか、公印については、日の出町公印規則（平成６年日の出町規則第１号）によるものとする。
（文書等の発送）
第40条　郵便等で発送する文書等は、定められた時間までに文書担当課に持ち込むものとする。ただし、数量の多い場合は、事前に連絡するものとする。
２　文書等を郵送する場合は、料金計器別納又は料金後納とする。ただし、特別に必要がある場合には、切手で郵送することができる。
３　郵便による発送は、原則として１日１回とする。
４　宅配便については、その都度協議とする。
（施行等の記録）
第41条　公文書を施行したときは、主管課において施行日を文書管理システムに登録しなければならない。
２　書面決裁方式においては、前項の登録のほかに、施行日を起案書に記入しなければならない。
第４章　文書等の整理及び保存
（文書等の整理及び保存の原則）
第42条　文書等は、組織のものとして、常に必要なときに直ちに利用することができるよう分類して整理し、紛失、火災又は盗難の予防を完全にして保管し、又は保存しなければならない。
（電子文書の整理及び保存）
第43条　電子文書は、文書管理システムにより整理し、保存するものとする。
２　電子決裁方式による事案決定等の過程において、文書管理システムによる収受の処理、電子決裁方式による事案の決定等の電子的な処理を行った場合には、当該電子文書を原本として取り扱う。
（文書等の整理）
第44条　文書等（電子文書を除く。以下この条において同じ。）は、それぞれの課において、必要に応じて利用することができるように、第47条第１項に規定する基準表に従って整理し、フォルダーに入れてキャビネット等に収納しておくものとする。ただし、帳簿、台帳、図面等キャビネット等に収納することが不適当な文書等については、書棚、書庫等に収納しておくことができる。
２　前項の規定に基づき文書等を保存するに当たっては、常に紛失、火災、盗難、情報漏えい等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書等は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。
（文書等の完結処理）
第45条　事務担当者は、使用を終了した文書等（電子文書を除く。）について、当該文書等に係る文書管理事項を文書管理システム又は文書管理簿に記録し、キャビネット等に収納して保存するものとする。
（文書等の移換え等）
第46条　前条の規定によりキャビネット等に収納した文書等については、文書等を職務上作成し、又は取得した年度の翌年度以降において場所の移換えをする等、適切な措置を講ずるものとする。
（基準表の作成）
第47条　主管課長は、公文書の分類体系並びに保存及び保存から廃棄までの流れを記録した文書分類保存年限基準表を年度ごとに作成し、その写しを文書担当課長へ提出しなければならない。
２　前項に規定する基準表の提出後、記載事項に変更があった場合は、直ちに文書担当課長に報告しなければならない。
３　文書担当課長は、第１項の規定により提出された基準表につき、必要に応じて主管課に助言指導を行うものとする。
（公文書の常用）
第48条　主管課長は、その所属する課で常時利用する必要があると認める公文書（次項において「常用文書」という。）を指定することができる。
２　文書取扱主任は、常用文書が電子文書以外のものである場合は、当該常用文書に常用文書である旨の表示をするとともに、文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする。ただし、当該常用文書の形態等により、常用文書である旨の表示が困難なものについては、別に文書担当課長が定めるところによる。
３　公文書は、執務中を除き、自己の手元に置いてはならない。
（保存期間）
第49条　文書等の保存期間（以下「保存期間」という。）は、法令その他に特別の定めがあるものを除くほか、次に掲げるとおりとする。
(1)　第１種　長期
(2)　第２種　10年
(3)　第３種　５年
(4)　第４種　３年
(5)　第５種　１年
(6)　第６種　１年未満
（保存種別の基準）
第50条　保存期間の種別の基準は、別に定める。
（保存期間の起算日）
第51条　公文書の保存期間は、公文書の完結した日の属する年度の翌年度４月１日から起算する。ただし、出納に係る書類は、当該出納に係る決算の終わった日の属する年度の翌年度４月１日からとする。
（文書等の保存）
第52条　完結した文書等は、主管課長において文書分類保存年限基準表に基づいて分類整理し、必要に応じて活用することができるように文書保存リストにより管理保存しなければならない。
（禁止事項）
第53条　保存文書は、これを抜き取り、取り替え、又は訂正してはならない。
（保存文書の紛失等の届出）
第54条　閲覧者は、保存文書を何らかの事情で紛失し、又は汚損したときは、主管課長に届け出なければならない。
（耐火書庫）
第55条　文書等を保存するため耐火書庫を設置する。
２　耐火書庫は、文書担当課長が管理する。
３　文書担当課以外の者は、文書担当課長の許可を受けなければ耐火書庫に立ち入ることはできない。
（保存文書の文書担当課長への引継ぎ）
第56条　主管課長は、主管課において保存する期間を経過した文書等は、毎年度文書担当課長が指定する日までに、文書担当課長の承認を経て引継ぎをしなければならない。
２　前項の場合において、主管課長は、耐火書庫に保存することとなる保存文書を保存年限ごとにファイリングし、文書保存リストを添付して、文書担当課長に提出しなければならない。
３　文書担当課長は、前項の保存文書を毎年７月末までに、保存ボックスに収納し、耐火書庫で管理しなければならない。この場合において、発生年度別及び保存年限別の文書保存リストを作成しなければならない。
４　保存ボックスには、ファイリングされていない文書等を原則として入れることができない。
（文書の保存）
第57条　文書担当課長は、前条の規定により引継ぎされた文書については、保存期間中耐火書庫に保存しなければならない。
２　保存文書は、発生年度別及び保存年限別に整理し、閲覧できるようにしなければならない。
（保存文書の閲覧及び借覧）
第58条　保存文書を主管課で閲覧し、又は借覧するときは、文書担当課長に申し出なければならない。
２　前項の規定により申出があった場合には、文書担当課長は、当該保存文書を閲覧に供し、又は貸し出すものとする。
３　保存文書を貸し出す場合の期限については、文書担当課長とその都度協議するものとする。
第５章　文書等の廃棄等
（文書等の廃棄）
第59条　保存期間を経過した保存文書は、文書担当課長が審査し、廃棄するものとする。
２　前項の場合において、文書担当課長は、保存期間を経過した文書を主管課長に確認の上廃棄処分するものとする。
３　主管課長は、保存期間を経過した保存文書であっても、なお保存の必要が生じた文書については、文書担当課長と協議し、保存期間を変更するものとする。この場合において、当該保存文書の起案書に記入され、又は記録されている保存年限の変更をするものとする。
（文書等の滅失等）
第60条　主管課長は、文書等を滅失し、又は毀損したときは、その年月日、件数、原因その他必要な事項を文書担当課長に通知するものとする。ただし、保存期間が１年の文書等については、この限りでない。
第６章　秘密文書の処理
（秘密文書の指定等）
第61条　主管課長は、その所管する課の文書等について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該文書等を秘密の取扱いを必要とする文書等（以下「秘密文書」という。）として、指定するものとする。
２　秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。
３　秘密文書は、持ち出し、貸し出し、又は閲覧させることはできない。ただし、特に必要と認めるときは、当該秘密文書を所管する課の課長の承認を得た後、必要事項を複写し、又は転記することができる。
４　前項の規定により秘密文書を複写し、又は転記した場合は、当該複写し、又は転記したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。
５　主管課長は、秘密文書が電子文書である場合には、文書管理システムにおけるその秘密の保持に努めるものとする。
６　主管課長は、秘密文書（電子文書を除く。）の保管について、キャビネット等に施錠する等の方法により厳重に管理するものとする。
第７章　補則
（その他）
第62条　この規程の施行に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附　則
この規程は、令和７年４月１日から施行する。

様式第１号　起案書（第11条関係）
様式第２号　文書処理カード（第11条関係）